ประชุมกับหัวหน้าแต่ละครั้ง คุณใช้เวลากับคนหรือกับสไลด์มากกว่ากัน?

ประชุมกับหัวหน้าแต่ละครั้ง คุณใช้เวลากับคนหรือกับสไลด์มากกว่ากัน?

ในวงการองค์กรและภายใต้บริบทของการบริหารจัดการประชุม คำถามนี้ถือเป็นคำถามสำคัญที่สะท้อนถึงคุณภาพและประสิทธิภาพของการประชุมในองค์กร ว่าแท้จริงแล้ว โฟกัสของแต่ละการประชุมเป็นไปที่เนื้อหาหรือความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลมากกว่าการใช้สื่อหรือเครื่องมือประกอบการนำเสนอ

นิยามของคำถาม

คำถามนี้เป็นการเปรียบเทียบระหว่าง “การให้ความสนใจกับคน” กับ “การใช้สไลด์หรือสื่อประกอบการประชุม” ซึ่งสะท้อนถึงแนวทางการบริหารการสื่อสารในองค์กร ว่าในการประชุมแต่ละครั้ง เจ้าหน้าที่หรือหัวหน้าใช้เวลาและความสนใจไปกับการพูดคุย การพูดคุยแบบโต้ตอบ หรือ การฟังความคิดเห็นจากผู้เข้าร่วม มากน้อยเพียงใด เมื่อเทียบกับการนำเสนอข้อมูลหรือเนื้อหาผ่านสไลด์

ความหมายและความเข้าใจ

ในบริบทนี้ การใช้เวลากับคน หมายถึง การสนทนา การรับฟังความคิดเห็น การถามตอบ การสร้างความเข้าใจร่วมกัน และการสื่อสารแบบสองทาง ซึ่งเป็นการเสริมสร้างความสัมพันธ์ ความเข้าใจ และความไว้ใจระหว่างหัวหน้าและทีมงาน ส่วนการใช้เวลากับสไลด์คือการนำเสนอข้อมูลที่เป็นลำดับขั้นตอน เน้นข้อมูลตัวเลข กราฟ หรือเนื้อหาเชิงเทคนิค ซึ่งแม้จะช่วยให้ข้อมูลถูกถ่ายทอดอย่างเป็นระบบ แต่หากถูกใช้มากเกินไป อาจทำให้การประชุมเป็นเพียงการรับฟังข้อมูลจากสื่อโดยไม่มีปฏิสัมพันธ์ อีกทั้งอาจลดโอกาสในการสร้างความเข้าใจร่วมที่ลึกซึ้ง

วิธีการและการประยุกต์ใช้

เพื่อเสริมสร้างประสิทธิภาพในการประชุม ควรให้ความสมดุลระหว่างการใช้สื่อและการสนทนา โดยอาจนำแนวทางดังนี้ :

1. เน้นการมีส่วนร่วมและสร้างความเข้าใจ : เปิดโอกาสให้ผู้เข้าร่วมมีส่วนร่วม ถามคำถาม แสดงความคิดเห็น และร่วมอภิปราย เพื่อให้เกิดการสร้างพันธมิตรและความเข้าใจร่วมกัน
2. การเตรียมสไลด์ให้กระชับและเน้นจุดสำคัญ : ใช้สไลด์เป็นเครื่องมือเสริมสร้างความเข้าใจ ไม่ใช่เป็นหัวใจของการประชุม เพื่อเน้นการพูดคุยและทำความเข้าใจ
3. ประเมินผลในการประชุม : หลังการประชุม ควรมีการย้อนกลับและรับฟังความคิดเห็น เพื่อดูว่าสมดุลระหว่างการใช้คนและสื่อเหมาะสมหรือไม่
4. การสร้างวัฒนธรรมการสนทนา : ส่งเสริมให้หัวหน้าและทีมงานฝึกฝนทักษะการฟัง การถามคำถาม และการแสดงความสนใจซึ่งกันและกัน เพื่อเสริมสร้างความสัมพันธ์และความเข้าใจ

สรุป

การประชุมที่มีประสิทธิภาพไม่ใช่เพียงแค่การนำเสนอข้อมูลผ่านสไลด์เท่านั้น แต่เป็นการสร้างสภาพแวดล้อมที่เปิดโอกาสให้คนได้พูดคุย ฟัง และเข้าใจซึ่งกันและกันอย่างลึกซึ้ง ดังนั้น การให้ความสำคัญกับความสัมพันธ์และความเข้าใจระหว่างหัวหน้าและทีมงาน ควรมาพร้อมกับการใช้เวลากับคนมากกว่าการเน้นการใช้สไลด์เป็นหลัก เพื่อสร้างความร่วมมือที่แข็งแรงและผลลัพธ์ที่เป็นบวกในระยะยาว