เริ่มต้นสัปดาห์ในบริษัท ด้วยใจที่เปิดรับกับ Morning talk

“เริ่มต้นสัปดาห์ในบริษัท ด้วยใจที่เปิดรับกับ Morning talk”

โดย วชิราพร ชัยวรมุขกุล (เจ)
Tel. 089-712-7172
clubpattana@hotmail.com

……………………………………………………………………………………………………

 

สวัสดียามเช้าหลังช่วงวันแม่แห่งชาติค่ะ
ช่วงที่ผ่านมา ได้มีโอกาสประชุม
และมีโอกาสใกล้ชิดผู้บริหารหลายท่านขององค์กร
ส่วนมากแล้ว เช้าวันใดวันหนึ่ง จะถูกกำหนดให้มี “morning talk”
โดยส่วนตัว เจชอบคำนี้ มากกว่าคำว่า “การประชุมก่อนเริ่มงานประจำสัปดาห์”
เพราะคำว่า morning talk นี้เป็นคำกลางๆ
ไม่จำเป็นต้องนำผลงานในสัปดาห์ที่แล้วมานั่งวิเคราะห์ถกกัน
หรือ ไม่ต้องเริ่มบทสนทนาด้วยแผนระยะสั้นประจำสัปดาห์ก่อน

Morning talk จึงเป็นอะไรที่ ไม่ต้องว่าด้วยบริบท
หรือวาระการประชุมอย่างเป็นทางการ

หลายท่านที่ทำงานในองค์กร
เจเชื่อว่ามีความรู้สึกไม่ชอบ และแสนจะเบื่อหน่าย
กับเช้าวันจันทร์อันน่าเบื่อ
โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ต้องมีการประชุมก่อนเข้างานอย่างน้อยครึ่งชั่วโมง
หลายๆ องค์กรเป็นเช่นนั้น

แต่ก็มีบางองค์กรปรับตัว เพื่อให้ไม่ต้องเจอปัญหาเช้าวันจันทร์อันเร่งรีบ
ฝ่ารถติด เพื่อรีบเข้าประชุมเช้า
ด้วยการ ย้ายมาประชุม เช้าวันพุธ หรือวันศุกร์แทน
นั่นเป็นการแก้ปัญหาได้ชั่วคราวเท่านั้น
เพราะความรู้สึกของพนักงานก็คือ
ย้ายความเบื่อจากวันจันทร์ เป็นวันอื่นๆ ตามที่บริษัทกำหนด นั่นเอง

เจเคยให้คำปรึกษา โรงงานเล็กๆ แห่งหนึ่ง ทางภาคอีสาน
เจสัมภาษณ์ ผู้ประกอบการ เจ้าของ ลูกน้อง พนักงาน ตัวแทนตำแหน่งต่างๆ
ด้วยการใช้คำถามเชิงสร้างสรรค์หรือ สุนทรียสนทนา ว่าด้วย AI
Appreciative Inquiry
คือเป็นคำถามปลายเปิด และไม่เข้าสู่โหมดแง่ลบ (negative)
ต้องมีศิลปะการถามที่งัดเอา สิ่งที่ทำให้เขาค้นหาและมีความสุขที่จะเล่าออกมาให้ได้
ซึ่งไม่ง่ายเลย

ปัญหาของโรงงานมีมากมายเหลือเชื่อ
หนึ่งในนั้นคือ ไม่มีความสุข เมื่อต้องประชุม

 

“มันเหมือนเป็นการ เข้าห้องเย็น รอสอบสวน “

“มันไม่ได้อะไรขึ้นมาเลย เสียเวลาเฉยๆ”

“วันนี้จะโดนอะไรอีกน้อ”

“เท่านี้ก็ทำงานไม่ทันอยู่แล้ว”

“เตรียมเอกสารไม่ทัน ไม่อยากประชุมเลย”

 

คำพูดเหล่านี้ เป็นตัวอย่างคำพูดของพนักงานระดับปฏิบัติงานและผู้จัดการบางคน
เจถามผู้บริหาร ได้คำตอบอีกแง่หนึ่ง
“มันก็จำเป็นนะ ที่ต้องประชุม ต่อให้เบื่อก็ตาม
มันเป็นธรรมเนียมที่ต้องปฏิบัติอยู่แล้ว เด็กจะได้กระตือรือล้นด้วย”

 

 

 

เจถามท่านผู้บริหาร และพนักงานระดับต่างๆ 
นี่คือ ตัวอย่างชุดคำถาม แบบ AI

 

“ตอนไหนที่ ชอบงานประชุมมากที่สุด”

“คิดว่า ประชุมครั้งไหน ที่ออกจากห้องประชุมแล้ว มีความสุขจังเลย”

“การประชุมแบบไหนที่เคยทำแล้ว อือ … มันโล่งใจ มันไม่ได้จับผิด”

“เกิดอะไรขึ้นในการประชุมครั้งนั้นๆ ช่วยเล่าถึงประเด็นที่ทำให้ผ่อนคลาย และสบายใจหน่อยสิ”

 

คำตอบที่ได้มา ช่างธรรมดาแสนธรรมดา แต่นำมาซึ่งผลลัพท์ที่น่าทึ่ง
สรุป คำตอบส่วนมาก คือ

ไม่ต้องประชุม แต่พูดคุย ทั้งเรื่องในงานและสาระนอกงาน
มาแลกเปลี่ยนกัน ทำให้ผ่อนคลาย
เจจึงเรียนรู้ในสิ่งที่เกิดขึ้น และพบว่า ทางออกที่ดีกว่า
คือวิถีที่แสนจะธรรมดา เป็นธรรมชาติ

 

สรุปได้ว่า
โรงงานแห่งนี้ จัดให้มีการคุยประเด็น ถกกัน
ทุกๆ เช้าวันพุธ นั่นคือกลางสัปดาห์พอดี
เป็นการลดความเมื่อยล้าจากเช้าวันทำงาน 2 วันแรก
และ เปลี่ยนคำพูด มาเป็นคำว่า Morning talk แทน
นอกจากนี้ หัวเรื่องใน morning talk ก็ไม่ตายตัว
เรื่องสาระ และจำเป็น ก็ยังคงต้องเตรียมเอกสารต่างๆ โดยสรุป
ส่วนเรื่องทั่วไป ไม่จำเป็นต้องเตรียมเอกสาร

 

 

2 เดือนหลังจากนั้น ผู้บริหารได้เล่าให้ฟังว่า
มีความสุขมากค่ะ จากการทำแค่ morning talk
เขาสังเกตได้ถึงความสุขของทั้งพนักงานและทีมงาน
ที่เข้าร่วมคุยกัน
พนักงานบางคน ไม่เคยพูด หรือแสดงความเห็นเลย
พอมีเรื่องอื่น ที่ไม่เกี่ยวของกับ report
พอมีคนเริ่มพูดเรื่องข่าว และโยงเข้าเรื่องโรงงานเรา
คนอื่นๆ ก็ทยอยออกความเห็นต่างๆ
เช่น เรื่องโรงงานไฟไหม้ และแนวทางการป้องกัน
ระมัดระวังดูแลมิเตอร์น้ำไฟ
หรือกรณี ฝนตกหนัก คนป่วยกันเยอะ
ก็กลายเป็นมีมาตรการเฝ้าระวังการเจ็บป่วย
ได้โครงการ ออกกำลังเล็กๆ น้อยๆ ขึ้นมาอีกด้วย
มอนิ่งท้อค ของที่นี่ เขาทำแบบสบายๆ ลูกทุ่งจริงๆ
อนุญาติ ให้พนักงานนำอาหารเล็กๆ น้อยๆ  เอาข้าวเหนียว ผลไม้ มาแบ่งปันกัน
กินไป ฟังไป ถกประเด็นกันไป

 

 

จากความเบื่อ ไม่อยากเข้าประชุม
กลับกลายเป็นว่า ตั้งหน้าตั้งตารอเช้าวันพุธ เพื่อมาคุยกัน ถกกันตอนเช้า
แลกเปลี่ยนของกินกัน
ความคาดหวังของผู้บริหาร
ขอแค่ ทุกคนได้เข้าประชุม อาหารเช้าเอามาทานกันที่นั่นได้เลย อนุญาติพิเศษ
1 วันต่อสัปดาห์ (ถ้าวันทำงานปกติ กินอาหารระหว่างทำงานไม่ได้)
และงานนี้ก็ประสบผลสำเร็จอย่างไม่ยาก

 

นี่คือจุดเริ่มต้นที่ดี ทำให้พนักงาน ทุกๆ ระดับเริ่มแสดงความคิดเห็น
และเป็นกันเองง่ายขึ้น
เรื่องสำคัญในงาน เร่งด่วน ก็จำเป็นต้องอยู่ในประเด็น
แต่คงดีกว่า หากมีเรื่องอื่นๆ ที่นำมาเล่าสู่กันฟัง
ทำให้ มอนิ่งท้อค เป็นเหมือนระหว่างการกินมื้อเช้าภายในครอบครัว
สบาย เรียบง่าย ไม่ต้องพิธีการมาก และเปิดใจกันง่ายกว่า